تنظیم نامه اداری یکی از وظایف اصلی مشاغل اداری محسوب می‌شود؛ نگارش نامه اداری به سبب ماهیت و کاربردی که دارد، با دشواری‌ها و سختی‌های گوناگونی همراه است. در تنظیم نامه اداری، موضوعات گوناگون و بخش‌های متفاوت باعث می‌شود که نگارنده تا حدودی سردرگم شده و در نهایت قادر نباشد که یک نتیجه مطلوب را به دست آورد؛ به سبب این مسئله، در دست داشتن یک راهکار ساده‌سازی‌شده و اصولی ، بسیار رضایت‌بخش است.

در این نوشتار آموزشی، تلاش می‌کنیم تا ابتدائا انواع قسمت های نامه اداری را بصورت کامل اما مختصر معرفی کرده، سپس به سراغ بیان ریزه کاری هایی برویم که رعایت آن‌ها به نامه شما رنگ و لعاب یک متن کامل را می‌دهد؛ مطالب زیر را به دقت دنبال کنید تا به یک نتیجه مطلوب برسید.

نامه اداری چیست؟

نامه اداری در یک کلام به مرسولات یا برگه‌های محرمانه یا غیر محرمانه ای گفته می‌شود که از قسمتی به بخش دیگر، از شخصی به یک نهاد و از اداره‌ای به اداره دیگر فرستاده می‌شود؛ این نامه‌ها، مدل های گوناگونی دارند و یکی از ملزومات مهم برای فرستادن بخش‌نامه‌ها، دستورهای اجرایی، درخواست‌های کارمندان و بیان نکات محرمانه محسوب می‌شوند.

ملزومات نگارش نامه اداری

هر نامه اداری حتما باید دارای بخش‌های زیر باشد، وگرنه فاقد اعتبار و توجه رسمی خواهد بود:

• شماره نامه.

• تاریخ نگارش نامه.

• وضعیت پیوست.

• عنوان واحد دریافت‌کننده نامه.

• عنوان واحد ارسال‌کننده نامه.

• موضوع نامه.

• نام، نام خانوادگی و سمت امضا کننده نامه.

• یک امضا در پایین نامه توسط شخصی با صلاحیت اداری.

• رعایت سایر ضوابط و نکته‌های مربوط به یک نامه اداری.

همچنین ناگفته نماند که لازم است هر نامه اداری، بر روی برگه‌های مخصوص مکاتبات اداری، بصورت تایپ و پرینت قرار گرفته باشد، وگرنه فاقد اعتبار لازم خواهد بود.

نکات تنظیم نامه اداری

نگارش نامه اداری حتی پیش از ظهور و گسترش سازمان‌های مدرن، نامه یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباط میان افراد در نهاد‌های بزرگ بود. در آن زمان نیز نگارش نامه اداری (یا همان رسمی) میان افراد با مناصب رسمی یا والا مرتبه باید از الگوی خاصی پیروی می‌کرد و در صورت عدم رعایت مفاد آن، اهانت به شخص نامه‌گیرنده محسوب می‌‎شد. این رویه تا به امروز در سرتاسر جهان همچنان پابرجاست.

در ابتدای موضوع نگارش نامه اداری شایسته است اشاره شود در بالای برگ نامه‎ی رسمی باید از عبارات رسمی باسمه تعالی، به نام خدا و یا بسم الله الرحمن الرحیم استفاده گردد.

باید در ابتدای نامه، گیرنده‌ی نامه با عبارات محترمانه مورد خطاب قرار گیرد.

از نویسنده‌ی نامه، انتظار می‌رود نامه را با زبان فارسی معیار و با بیان شیوا و سنگین بنویسد. همچنین نگارش نامه اداری باید خالی از لحن نامناسب، اعم از دون شأن یا اهانت‌آمیز، اصطلاحات عامیانه و بی‌ادبانه، اشکالات نگارشی، املایی و یا منطقی باشد.

نامه باید حتی‌الامکان در برگه‌ی قطع a5، تایپ شده و از سربرگ‌های مناسب در آن استفاده شود. استفاده از برگه‌هایی غیر از A3 – A4 –A5 به هیچ عنوان امکان پذیرفته شدن ندارد. جز نوع آخر که قطع غیرعادی‎ای بوده و احتمالاً تنها در موارد ثبتی املاک به عنوان سند دیده می‎شود، A4 تنها متعلق به زمانی‎ است که متن نامه به تفصیل انجامیده است. در صورت وجود پیوست، باید این موضوع در متن نامه‌ی اصلی مورد اشاره قرار گیرد. نامه باید تنها در یک رو نوشته شده و متن فارسی آن نیز راست چین باشد و حاشیه‌ی سمت چپ خالی بماند. تاریخ در بالا و سمت چپ درج خواهد شد. درج نشان رسمی سازمان در بالای برگه، ذکر مبدا و مقصد نامه، استفاده از فونت نازنین و سایز 14 و درج موضوع در بالای نوشته از دیگر نیازهای رسمیت یافتن برگه در نگارش نامه اداری است.

جمع بندی

نگارش نامه اداری اولین اصلی ترین و مهم ترین قدم برای ثبت یا ارسال یک درخواست رسمی است. باید توجه داشت که تنظیم نامه اداری باید

اصول و قواعد انجام شده و در آن همه نکات و جزئیات رعایت شوند تا برای گیرنده، نامه ای درخور و شایسته ارسال شود. برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید به شهرداد مراجعه کنید.